Cet article va permettre de faire le point sur la prise en charge des frais lorsque les salariés sont contraints d’utiliser leur véhicule personnel pour effectuer leur trajet domicile-lieu de travail.

Pour rappel, cette prise en charge par l’employeur n’est que facultative, contrairement à la prise en charge des frais de transports collectifs que nous allons évoquer ci-dessous.

Nous ferons également un rappel relatif au forfait-mobilité durable.

Juridiquement, l’employeur est tenu de prendre en charge au moins la moitié du prix des titres d’abonnement souscrits par les salariés pour leurs déplacements réalisés entre leur résidence habituelle et leur lieu de travail, accomplis au moyen de transports publics (articles L.3261-2 et R.3261-1 du code du travail).

Comme la jurisprudence a pu le préciser, cette obligation concerne tous les salariés susceptibles de se rendre en transports collectifs sur leur lieu de travail, pas uniquement les salariés résidant en Ile-de-France ou au sein des grandes métropoles (Cour de cassation, chambre sociale, 12 décembre 2012 n°11-25.089).

Seuls les abonnements suivants sont soumis à l’obligation de prise en charge de 50% :

  • les abonnements multimodaux à nombre de voyages illimités, ainsi que les abonnements annuels, mensuels, hebdomadaires ou à renouvellement tacite à nombre de voyages illimité émis par la SNCF ;
  • les cartes et abonnements mensuels, hebdomadaires ou à renouvellement tacite à nombre de voyages limité délivrés par la RATP, la SNCF (BOSS-FP-570).

Qu’il s’agisse d’une voiture ou d’un deux-roues à moteur, l’employeur peut prendre en charge les frais liés à l’utilisation du véhicule personnel pour les trajets entre le domicile des salariés et le lieu de travail.

Plusieurs possibilités s’ouvrent à lui. Il peut en effet rembourser les frais réellement exposés par le salarié, verser une indemnité kilométrique ou verser une prime de transport.

Concernant les indemnités kilométriques, elles sont exonérées de cotisations sociales si leur montant n’excède pas les limitations fixées par le barème kilométrique suivant :

 

Kilométrage parcouru à titre professionnel

Puissance fiscale Jusqu’à 5.000 km De 5.001 à 20.000 km Au-delà de 20.000 km
3 cv et moins D x 0.502 (d x 0.3) + 1007 D x 0.35
4 cv D x 0.575 (d x 0.323) + 1262 D x 0.387
5 cv D x 0.603 (d x 0.339) + 1320 D x 0.405
6 cv D x 0.631 (d x 0.355) + 1382 D x 0.425
7 cv et plus D x 0.661 (d x 0.374) + 1435 D x 0.446

Depuis le 1er avril 2021, l’employeur doit justifier des dépenses réellement engagées par le salarié pour bénéficier des exonérations sociales. En effet, il existait auparavant une présomption d’utilisation conforme à son objet qui n’a pas été reprise au sein du Bulletin Officiel de la Sécurité Sociale.

Les frais de parking peuvent également faire l’objet d’un remboursement par l’employeur. Toutefois attention, l’URSSAF a pu préciser que le remboursement des frais engagés par le salarié pour le stationnement de son véhicule peut être exonéré de charges sociales sur la base du tarif le plus économique : abonnement hebdomadaire, mensuel ou annuel, dès lors qu’il n’y a aucun parking gratuit à proximité du lieu de travail (Circulaire DSS/2005-523, 24 novembre 2005).

Désormais, l’employeur peut également décider de prendre en charge les frais de transports dits « doux », tels que le vélo ou la trottinette.

Le montant, les modalités ainsi que les critères d’attribution de la prise en charge des doivent être prévus par accord d’entreprise. En l’absence d’accord, l’employeur pourra prévoir la prise en charge de ces frais par décision unilatérale, après consultation du CSE.

La prise en charge des frais peut être exonérée d’impôt sur le revenu, de cotisations et de CSG/CRDS à hauteur de 500 € (dont 200 € au maximum pour les frais de carburant par an) (article 81, 19° ter b du code général des impôts).

Depuis la création de ce forfait-mobilité durable, l’employeur peut prendre en charge des frais engagés par ses salariés se déplaçant entre leur résidence habituelle et leur lieu de travail en utilisant les modes alternatifs à la voiture individuelle suivants (article L 3261-3-1 du code du travail) :

  • leur vélo ou leur vélo électrique ;
  • le covoiturage en tant que conducteur ou passager ;
  • les transports publics de personnes (à l’exception des frais d’abonnement dont le remboursement à hauteur de 50 % est obligatoire) ;
  • d’autres services de mobilité partagée (vélos électriques ou trottinettes électriques en libre-service par exemple) ;
  • les trottinettes électriques personnelles.

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