Le fonctionnement et l’organisation du CSE

Le CSE dispose de moyens matériels et financiers pour exercer ses missions.

  • Vous êtes membre d’un CSE et vous souhaitez mettre en place un mode de fonctionnement opérationnel, quels sont les outils dont vous disposez ?

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Le local du CSE

Afin de pouvoir exercer au mieux ses missions ainsi que pour faciliter son fonctionnement, le CSE dispose d’un local.

En effet, l’employeur a l’obligation de mettre à sa disposition un local aménagé ainsi que tout le matériel nécessaire à l’exercice de ses fonctions (article L.2315-25 du code du travail).

Ce local est indispensable au bon fonctionnement du CSE puisqu’il va lui permettre de tenir des permanences, de gérer les activités sociales et culturelles, de procéder à l’archivage des documents du CSE, dont les procès-verbaux mais aussi d’organiser des réunions préparatoires.

Qui choisit le local du CSE et comment ?

L’employeur est totalement libre dans le choix du local du CSE. Il est également important de noter que cette mise à disposition par l’employeur est totalement gratuite : il ne peut réclamer aucun loyer au CSE ou imputer le coût du local sur le budget de fonctionnement du CSE.

Le fait de ne pas mettre à disposition de local est constitutif d’un délit d’entrave, dès lors que l’employeur n’apporte pas la preuve de l’impossibilité de satisfaire à son obligation (Cass. Crim. 15 mai 2007 n°06-84.318).

Le local en question doit être un local dédié au comité, par conséquent totalement indépendant des autres activités de l’entreprise. La jurisprudence a été claire sur le sujet : il ne peut ni s’agir d’un réfectoire mis à disposition du CSE ni d’une salle de conférence !

Puisque le choix du local revient à l’employeur, cela implique que ce dernier est également libre de changer le local du CSE. Le comité ne pourra en aucun cas s’opposer au changement du local, dès lors que le nouveau local proposé par l’employeur est aménagé pour permettre au comité d’exercer ses fonctions normalement (Cass. Soc.22 octobre 2014, n°13-16.614).

Quel matériel doit être mis à disposition du CSE, et qui le finance ?

En plus de mettre à disposition un local pour le CSE, l’employeur a l’obligation de mettre à disposition du comité le matériel nécessaire afin qu’il puisse exercer au mieux ses missions (article L.2315-25 du code du travail).

Une circulaire ministérielle est venue préciser la notion de « matériel nécessaire » : ce matériel comprend une installation téléphonique, la fourniture de matériel dactylographique et de photocopie (circulaire DRT du 6 mai 1983).

En d’autres termes, cela veut dire que l’employeur doit a minima fournir au CSE un ordinateur, une imprimante, un accès internet et un téléphone fixe.

Ce matériel qui est nécessaire au bon fonctionnement du CSE est financé par l’employeur. Il en va de même pour le mobilier du local, puisque l’employeur doit mettre à disposition du CSE des tables, des chaises et bureaux en nombre suffisant. Il doit également mettre à disposition du CSE une armoire fermant à clef permettant l’archivage des données du comité.

Pour ce qui est des frais de fonctionnement courant, tels que les frais de papeterie, de documentation, de communications téléphoniques, ils doivent être imputés sur le budget de fonctionnement du CSE. L’employeur peut éventuellement les prendre en charge, mais il faut savoir qu’il serait en droit de les déduire de la subvention de fonctionnement de l’année suivante.

Qui peut avoir accès au local du CSE ?

Le local du CSE est bien évidemment accessible à tous les membres du CSE, qu’ils soient titulaires ou suppléants.

Ce local va aussi permettre au CSE de recevoir des personnes extérieures, comme des fournisseurs, des prestataires, des experts mais aussi des salariés afin d’échanger avec sur différents points. Il faut savoir que l’employeur ne peut en aucun cas refuser l’accès du local à un tiers dès lors que sa venue est ponctuelle et n’apporte aucun trouble au fonctionnement de l’entreprise (Cass. Crim. 12 avril 1983 n°82-93.485).

L’employeur lui-même a un droit d’accès au local du comité. Néanmoins, cet accès est strictement limité. En effet, puisque l’employeur en est civilement responsable, il est normal qu’il puisse y accéder mais ce droit d’accès ne doit en aucun conduire à une présence constante de l’employeur au sein du local. Cela caractériserait un délit d’entrave.

Si l’employeur ne peut interdire l’accès au local du CSE, il peut néanmoins en réglementer l’accès pour des raisons de sécurité, en imposant par exemple des badges ou des codes d’entrée. La jurisprudence précise toutefois que ces règles ne doivent pas être disproportionnées au but de sécurité recherché et ne doivent pas porter atteinte à la libre circulation des élus (Cass. Soc. 26 septembre 2007 n°06-11.425).

Nombre d’élus

La délégation du personnel comporte un nombre d’élus déterminé en fonction de l’effectif présent au sein de l’entreprise. L’effectif est calculé au niveau de l’entreprise ou au niveau de l’établissement distinct. La délégation du personnel comporte un nombre égal de titulaires et suppléants.

Crédit d’heures

L’article R.2314-1du Code du travail prévoit le nombre d’élus au CSE ainsi que le crédit d’heures mais peuvent être modifiés par le protocole d’accord préélectoral, donc avant l’élection des élus au CSE.

Les budgets du CSE

Il est important de souligner que le versement des deux budgets s’applique seulement aux CSE des entreprises de 50 salariés et plus. Les CSE des entreprises de moins de 50 salariés ne disposent pas de budget, néanmoins rien n’empêche un employeur de les verser.

Les ressources dont disposent le CSE doivent impérativement être utilisées conformément à leur destination. Ces deux budgets dont disposent le comité social et économique d’une entreprise d’au moins 50 salariés sont strictement autonomes et doivent respecter le principe de séparation.

Ce principe de séparation des budgets du CSE implique que ces deux budgets doivent faire l’objet :

  • De calculs distincts :
  • De comptabilités distinctes ;
  • D’utilisations distinctes.

Le budget de fonctionnement.

Ce budget de fonctionnement est destiné à couvrir les dépenses engagées pour le fonctionnement du CSE et pour l’exercice de ses attributions économiques et professionnelles (Article. L. 2315-61 du code du travail).

Pour les entreprises de 50 à 2 000 salariés, la subvention correspond à 0,2% de la masse salariale brute.

Pour les entreprises d’au moins 2 000 salariés, le subvention correspond à 0,22% de la masse salariale brute.

Quand est versée la subvention du budget ?

Le versement peut être effectué sur plusieurs versements étalés dans le temps, sous réserve de permettre un fonctionnement normal du comité. L’employeur peut également verser le montant total de la subvention au début de l’année (Circ. DRT, 6 mai 1983 : BO min. Trav. n° 83/23-24).

A défaut de versement, quelle est la marge de manœuvre du comité ?

Il est conseillé de saisir l’inspecteur du travail pour le constat de carence. Il pourra alors demander à l’employeur de verser la somme dû au CSE. A défaut d’action de la part de l’employeur, le CSE peut par voie d’action en justice le paiement de la subvention relative au fonctionnement du CSE.  En effet, le défaut de versement du budget est susceptible de constituer un délit d’entrave.

Comment utiliser ce budget de fonctionnement ?

Ce budget sert à couvrir le fonctionnement du CSE et les missions économiques qui lui sont attribués.

Les différentes dépenses liées au fonctionnement du CSE :

Tâches administratives :

  • Fournitures de bureau et frais pour les activités économiques ;
  • Frais postaux ;
  • Abonnement Internet ;
  • Ordinateurs, imprimantes ;
  • La documentation pour l’exercice des mandats des membres du CSE ;
  • Financement d’expertises ;
  • Prise en charges des frais de personnel du CSE ;
  • L’achat d’un logiciel pour gérer votre comptabilité ;
  • Frais liés à la comptabilité.

Formation des élus :

  • Les frais de formation des membres du CSE ;
  • Frais de formation des délégués syndicaux ;
  • Frais des formations des représentants de proximité ;
  • Frais de déplacements ;
  • Communication à destination des salariés.

Communication à destination des salariés :

  • Les coûts de diffusion des procès-verbaux ;
  • Annonce du CSE (location de salle pour le personnel, bulletin d’information etc…) ;
  • Communication des contacts des membres du CSE ;
  • Communication du CSE sur ces attributions ;
  • Frais des différents canaux d’information (création d’un site, extranet, intranet, blog etc…) ;
  • Etude mené par le CSE (sondage etc.…).

Le budget des Activité Sociales et Culturelles (ASC)

Le budget des ASC du comité social et économique doit être utilisé pour financer les activités sociales et culturelles du CSE prioritairement au bénéfice des salariés ou de leurs familles (Article. L. 2312-81 du code du travail).

Quelle est la définition légale des activités sociales et culturelles ?

Il n’existe pas de définition légale des activités sociales et culturelles. Cette notion s’est construite à travers différentes jurisprudences, celles-ci « sont considérées comme des activités culturelles ou sociales toutes les activités qui ne constituent pas une obligation pour l’employeur, quels que soient leur dénomination, la date de leur création et leur mode de financement. Ces activités doivent être instituées principalement au profit des salariés de l’entreprise et avoir pour objet d’améliorer leurs conditions d’emploi, de travail et de vie au sein de l’entreprise » (Cass. soc., 13 nov. 1975, no 73-14.848).

Les tribunaux s’attarderont particulièrement sur trois critères :

  • Le caractère facultatif de l’activité pour l’employeur ;
  • Le fait que l’activité bénéficie aux salariés de l’entreprise ;
  • La finalité de cette activité qui doit être d’améliorer les conditions de vie et de travail des salariés.

Comment est mis en place le budget des activités sociales et culturelles ?

Le budget est mis en place par contribution versée chaque année par l’employeur. Cette contribution est fixée par accord d’entreprise.

A défaut d’accord, le rapport de cette contribution à la masse salariale brute ne peut être inférieur au même rapport existant pour l’année précédente (article. L. 2312-81 du code du travail).

Le refus de l’employeur de communiquer au comité l’information relative au montant de la masse salariale brute est constitutif d’un délit d’entrave au fonctionnement du comité (Cass. crim., 11 févr. 2003, n° 01-88.650, n° 569 et Cass. crim., 15 mars 2016, n° 14-87.989, n° 559).

Quels sont les éléments entrant dans la masse salariale brute ?

La masse salariale brute comprend l’ensemble des gains et rémunérations soumis à cotisations de sécurité sociale (article L. 242-1 du code de la sécurité sociale). Néanmoins, sont exclues les indemnités versées à l’occasion de la rupture du contrat de travail à durée indéterminée (Article L. 2312-83 du code du travail).

Quand est versée la subvention du budget ?

Aucun texte juridique n’indique la périodicité selon laquelle l’employeur doit remplir de son obligation de paiement (Cass. soc., 6 juill. 1976, n° 74-13.188). De plus, il n’y a pas non plus de cadre juridique imposant le versement unique de la part de l’employeur (Cass. soc., 18 mars 1971, n° 69-11.020). Il peut être prévu des modalités différentes en fonction de chaque entreprise. En effet, l’accord relatif au budget des ASC peut prévoir des dispositions spécifiques à cet égard.

Comment sont prises les décisions liées aux dépenses imputées sur le budget des activités culturelles et sociales ?

Chaque dépense doit être inscrite à l’ordre du jour d’une réunion du CSE afin d’être votée à la majorité des membres présents disposant valablement du droit de vote (l’employeur ne vote pas) (Cour de cassation, chambre sociale, 18 décembre 2012, n° 11-19.298). Après délibération la dépense engagée doit être mentionnée sur le procès-verbal.

Quel est le sort du reliquat des budgets CSE ?

Après délibération du CSE, un transfert dans la limite de 10% de l’excédent annuel du budget peut-être effectuer vers l’autre budget. Ce transfert peut être effectuer dans les deux sens.

Le recours aux experts

Les représentants du personnel ont la possibilité de recourir à un expert pour de multiples raisons.

Quels sont les cas de recours à un expert ?

Le CSE peut librement recourir à un expert-comptable ou à tout type d’expert habilité dès lors que la décision est prise en réunion plénière du CSE à la majorité des élus titulaires présents.

Le CSE va généralement faire appel à un expert dans le cadre des consultations réalisés par l’employeur. Il peut s’agir d’un recours à un expert dans le cadre des trois consultations récurrentes :

  • Consultation sur les orientations stratégiques de l’entreprise (article L.2315-87 du code du travail);
  • Consultation sur la situation économique et financière (article L.2315-88 du code du travail) ;
  • Consultation sur la politique sociale, les conditions de travail et l’emploi (article L.2315-91 du code du travail).

Il est également possible de désigner un expert dans le cadre des consultations ponctuelles suivantes :

  • en cas de licenciement économique collectif ;
  • en cas d’offre publique d’acquisition ;
  • en cas d’opération de concentration ;
  • dans le cadre du droit d’alerte économique.

En dehors de ces cas de consultation, le CSE peut faire appel un expert habilité en matière de santé, sécurité et conditions de travail appelé « expert qualité du travail et de l’emploi ». Cet expert est amené à intervenir pour le compte du CSE en cas de risque grave dans l’entreprise, mais aussi en cas d’introduction de nouvelles technologies. Cet expert « qualité du travail et de l’emploi » est aussi compétent dans le cadre des négociations relatives à l’égalité professionnelle dans les entreprises d’au moins 300 salariés (article L.2315-95 du code du travail).

Enfin, le CSE peut librement désigner un expert pour l’assister dans la préparation de ses travaux (article L.2315-81 du code du travail).

Comment sont financées les expertises du CSE ?

Lorsque le CSE fait appel à un expert, les frais qui en découlent sont soit pris en charge intégralement par l’employeur, soit cofinancés par l’employeur et le CSE. Les expertises réalisées dans le cadre de la préparation des travaux du CSE sont néanmoins financées exclusivement par le CSE.

Quelles expertises sont financées intégralement par l’employeur ?

Le code du travail liste de manière non exhaustive les expertises qui sont financées à 100% par l’employeur. Il s’agit des expertises suivantes :

  • pour la consultation sur la politique sociale de l’entreprise ;
  • pour la consultation sur la situation économique et financière ;
  • en cas de licenciement économique collectif ;
  • en cas de risque grave dans l’entreprise.

Quelles expertises sont cofinancées par l’employeur et le CSE ?

Certaines expertises sont financées à hauteur de 80% par l’employeur et à hauteur de 20% sur le budget de fonctionnement du CSE. Ces expertises sont les suivantes :

  • pour la consultation sur les orientations stratégiques ;
  • dans le cadre du droit d’alerte économique ;
  • en cas d’opération de concentration ;
  • dans le cadre d’une offre publique d’acquisition.

Que faire si le budget de fonctionnement du CSE est insuffisant pour financer sa part de l’expertise ?

Pour les expertises cofinancées par l’employeur et le CSE, l’employeur a malgré tout l’obligation de financer l’expertise demandée par le CSE à 100% si le budget de fonctionnement du comité est insuffisant pour courir le coût de l’expertise.

Cependant, cette prise en charge exceptionnelle est conditionnée au fait que le CSE n’ait pas réalisé de transfert de l’excédent annuel du budget de fonctionnement vers le budget des activités sociales et culturelles au cours des 3 années précédentes.

Par ailleurs, si l’employeur finance une expertise dans ce cadre, le CSE ne peut procéder au transfert de l’excédent du budget de fonctionnement vers le budget des œuvres sociales pendant les 3 années suivantes (article L.2315-61 du code du travail).

Quels sont les délais relatifs à cette procédure ?

A défaut d’accord sur le sujet, le délai de consultation d’un mois est porté à 2 mois en cas d’intervention d’un expert (article R.2312-6 du code du travail). Par conséquent, le CSE dispose de 2 mois à compter de la communication par l’employeur des informations relatives à la consultation en question pour rendre un avis. En l’absence de réponse du CSE dans ce délai, il est réputé avoir rendu un avis négatif.

Il convient de désigner rapidement un expert si le CSE estime avoir besoin d’assistance dans le cadre d’une consultation, puisque l’expert est soumis à des délais pour rendre son rapport. En effet, à défaut d’accord particulier, l’expert doit impérativement remettre son rapport au plus tard 15 jours avant l’expiration du délai de consultation du CSE (article R.2315-47 du code du travail).

Par ailleurs, au cours de ce délai de consultation, l’employeur est en droit de contester l’expertise. Il peut en effet saisir le juge judiciaire sous 10 jours afin de contester :

  • La nécessité de l’expertise ;
  • Le choix de l’expert ;
  • L’étendue de la mission de l’expert ;
  • Le coût de l’expertise.

La saisine du juge judiciaire suspend le délai de consultation du CSE de 2 mois, et ce jusqu’à la notification du jugement (article L.2315-86 du code du travail).

LE RÈGLEMENT INTÉRIEUR DU CSE

Dans les entreprises de plus de 50 salariés, le CSE a l’obligation d’établir un règlement intérieur déterminant les modalités de son fonctionnement et de son organisation. Le règlement permet aussi d’encadrer les rapports du comité avec les salariés de l’entreprise (article L.2315-24 du code du travail).

Il est vivement conseillé d’établir un tel règlement intérieur, afin d’éviter d’éventuels problèmes d’organisation ou d’éventuels risques sur le plan individuel, notamment pour les membres du bureau (secrétaire, trésorier et leurs éventuels adjoints).

Comment mettre en place un règlement intérieur au niveau du CSE ?

Le règlement intérieur du CSE est un document propre au comité, distinct du règlement intérieur de l’entreprise.

Ce règlement qui régit le fonctionnement du comité est rédigé par le CSE uniquement. En pratique, il n’est pas rare que la direction fournisse un modèle ou des pistes de réflexion pour la rédaction du règlement intérieur du CSE. Néanmoins, le CSE demeure libre dans cette rédaction.

En effet, il ne faut pas oublier que le règlement intérieur du CSE est adopté par un vote en réunion plénière, à la majorité des présents ayant voix délibérative (article L.2315-32 du code du travail).

Le président du CSE peut exceptionnellement prendre part au vote, mais sa voix ne compte que pour une voix. Il ne peut à lui seul s’opposer à l’adoption du règlement intérieur du CSE.

Que doit contenir le règlement intérieur du CSE ?

Le règlement intérieur du CSE doit obligatoirement contenir des clauses relatives :

  • aux modalités dans lesquelles les comptes annuels du CSE sont arrêtés (article L.2315-68 du code du travail) ;
  • aux modalités d’établissement du rapport d’activité et de gestion (article L.2315-69 du code du travail) ;
  • aux modalités du compte-rendu annuel au CSE de la commission des marchés (article L.2315-44-2 du code du travail) ;
  • aux modalités de fonctionnement de la commission des marchés, le nombre de ses membres et les modalités de leur désignation et la durée de leurs mandats (article L.2315-44-3 du code du travail).

Ces clauses obligatoires permettent de garantir une transparence totale de la comptabilité du CSE.

Que peut contenir le règlement intérieur du CSE ?

Le contenu du règlement intérieur du CSE est relativement libre. Puisque ce dernier est censé régir les modalités de fonctionnement du comité, les clauses que l’on retrouve le plus fréquemment concernent les points suivants :

  • la composition, les attributions et les modalités de fonctionnement du bureau ;
  • l’organisation et le déroulement des réunions plénières du CSE, notamment en ce qui concerne les délais de convocation et d’envoi de l’ordre du jour, les modalités de vote, l’enregistrement des réunions ;
  • l’organisation et le déroulement des réunions préparatoires du CSE ;
  • la prise en charge des frais de déplacement et des temps de trajet ;
  • les modalités d’élaboration, d’adoption et de diffusion des procès-verbaux ;
  • l’utilisation du local et son contenu ;
  • les budgets du CSE et les modalités d’engagement des dépenses ;
  • la durée de validité du règlement intérieur, les modalités d’adoption et de modification.

Que ne doit pas contenir le règlement intérieur du CSE ?

Le règlement intérieur du CSE ne peut pas contenir de dispositions contraires à l’ordre public ou contraires aux règles de fonctionnement normal du comité.

Par exemple, il n’est pas possible de prévoir un quorum pour l’adoption d’une résolution ou d’un avis lors d’une réunion plénière du CSE (Cass. Soc. 30 novembre 1994 n°93-12.843). En effet, dès lors qu’au moins un élu est présent en réunion plénière, il est en capacité de voter seul.

Le règlement intérieur ne peut pas non plus prévoir des dispositions qui auraient pour effet d’imposer à l’employeur des obligations supplémentaires à celles prévues par la loi.

Par exemple, il n’est pas possible d’imposer à l’employeur un délai de convocation supérieur au délai légal (Cass. Soc. 8 octobre 2014 n°13-17.133).

L’employeur peut néanmoins donner son accord pour ce type de disposition, dans ce cas il va s’agir d’un engagement unilatéral de l’employeur que celui-ci peut dénoncer en respectant un délai de prévenance raisonnable et après en avoir informé les membres du CSE (article L.2315-24 du code du travail).

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