Fin d’année ne rime pas seulement avec Noël, mais aussi pour la majorité des CSE avec clôture des comptes (la plupart des CSE arrêtent leurs comptes au 31 décembre).

Nous savons qu’à cette période, votre priorité est l’organisation des différentes activités à l’occasion de Noël ; mais nous ne pouvons que vous conseiller d’anticiper également avec soin la clôture de vos comptes à venir. La comptabilité en elle-même peut être établie dans les mois qui suivent l’arrêté des comptes, mais un certain nombre de sujets, que nous allons vous présenter, doivent être préparés en cette fin d’année.

Il est avant tout important de vous rappeler qu’il existe 2 catégories de CSE, avec pour chacune des obligations comptables différentes :

Pour les petits CSE, la comptabilité de trésorerie ne nécessite pas de préparation particulière en amont de l’arrêté des comptes, dans la mesure où il ne s’agit que de saisir en comptabilité les débits et crédits des relevés bancaires.

Pour les CSE moyens, l’établissement d’une comptabilité d’engagement nécessite bien plus d’anticipation, car la fiabilité de celle-ci en dépend.

Voici donc une liste de sujets qu’il est important que vous, trésoriers, anticipiez au moment de la clôture des comptes de votre CSE. Plus ces sujets auront été anticipés, plus la clôture des comptes sera facilitée pour vous et votre expert-comptable :

  • Inventaire des immobilisations

Identifier l’ensemble des biens d’une valeur de plus de 500€ dont le CSE est propriétaire et les répertorier (appartements, voitures, ordinateurs, photocopieurs, smartphones, etc).

  • Inventaire des stocks et de la caisse

Compter et répertorier tous les Chèques ANCV / Chèques cadeaux / Tickets cinéma etc, en précisant la quantité et le prix d’achat unitaire pour chaque type de stocks. De la même façon pour la caisse, compter au centime près les billets et pièces qui composent la caisse au plus proche de la date d’arrêté des comptes.  Un tel travail devient presque impossible à faire plusieurs semaines après la clôture, les stocks et la caisse ayant généralement été mouvementés depuis…

  • Inventaire des dettes envers les fournisseurs et salariés, ainsi que les sommes à percevoir

Identifier tous les salariés et fournisseurs auxquels le CSE doit de l’argent au moment de la clôture en précisant pour chacun : le nom du salarié/fournisseur, la prestation, le montant et la période concernée par la prestation (cela permet les retraitements de prestations à cheval sur 2 exercices).

Procéder de la même façon, à une identification des sommes dues aux CSE par les salariés comme des subventions restants à percevoir au moment de la clôture.

  • Suivi des prêts aux salariés

Tenir un suivi en temps réel, mais davantage encore au moment de la clôture, des prêts accordés aux salariés et des remboursements déjà effectués, afin de connaître les sommes encore dues par chacun des salariés concernés à la fin de l’année. Il est également fondamental qu’un contrat de prêt ait été signé avec chaque salarié concerné, prévoyant un échéancier de remboursement, puis de s’assurer que l’échéancier est bien tenu (pour cela nous vous préconisons de mettre en place des prélèvements automatiques).

  • Apurer au maximum les opérations en cours entre les budgets ASC et fonctionnement

Il arrive régulièrement que des dépenses ou des sommes perçues (subventions par exemple) l’aient été sur le mauvais budget, ou encore qu’un budget ait avancé des fonds à l’autre. Ce type d’opérations ne sont pas problématiques, tant que la situation est rééquilibrée par la suite.

Il est impératif d’identifier clairement toutes ces opérations puis, dans la mesure du possible, de procéder au remboursement des sommes avancées et/ou perçues à tord entre les deux budgets ASC et fonctionnement avant l’arrêté des comptes. Cela permettra de présenter des comptes « propres », sans dettes et créances entre les budgets à la clôture (qui sont parfois sources de questions et doutes).

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