Les fêtes de fin d’année arrivent à grands pas, vous avez envie de faire plaisir à vos collègues. Malheureusement, votre budget consacré aux activités sociales et culturelles (ASC) ne vous permet pas toujours de pouvoir financer l’ensemble des prestations que vous souhaitez mettre en place. Pour pallier ce problème de trésorerie, certains prestataires vous proposent de financer ces activités avec le budget de fonctionnement.

Ce financement n’est pas conforme à la législation. Toute dépense qui profite aux salariés doit être financée par le budget des ASC. En cette fin d’année, il est important de faire le point sur l’utilisation des budgets du Comité Social et Economique (CSE)

Le budget de fonctionnement doit permettre au comité de fonctionner de manière autonome par rapport à l’entreprise.

Ainsi, pour les juges, si le comité décide librement de l’utilisation des fonds reçus au titre de son budget de fonctionnement, ses dépenses doivent s’inscrire dans le cadre du fonctionnement du comité et de ses missions économiques (et avec le CSE, de ses missions en matière de santé et sécurité- Cass. soc. 27 mars 2012, n° 11-10.825).

Il s’agit essentiellement :

  • des frais courants de fonctionnement du CSE : fournitures de bureau, frais de communications téléphoniques, fax, abonnements internet, frais postaux, frais liés à l’édition et à la diffusion de procès-verbaux de réunions, etc.
  • des salaires et charges sociales des personnes recrutées à titre permanent ou temporaire par le comité et affectées à des postes liés au fonctionnement administratif du comité : recrutement d’une secrétaire pour les tâches liées à l’organisation et au déroulement des réunions du comité, recrutement d’un comptable pour la tenue et le contrôle de la comptabilité, etc. ;
  • des dépenses pour régler les prestataires de services auxquelles le comité a eu recours : assistance juridique, recours à une société pour retranscrire les enregistrements des réunions, etc. ;
  • des frais occasionnés par les déplacements des membres du comité pour l’exercice de leur mission.

Dès qu’une dépense profite aux salariés, le budget de fonctionnement ne peut pas être utilisé. Il n’y a pas d’exception à cette règle. Si certains commerciaux mentionnent un texte vous permettant d’utiliser le budget de fonctionnement, n’hésitez pas à leur demander qu’ils vous l’envoient. Mais vous risquez d’attendre longtemps, ce texte n’existe pas.

Le budget de fonctionnement vous permet d’être indépendant vis-à-vis de vos directions afin de choisir les experts (juristes, avocats, …) avec qui vous souhaitez travailler.

Le budget des activités sociales et culturelles vous permet de financer les activités que vous souhaitez proposer à vos collègues.

Les juges ont retenu comme définition générale de l’activité sociale « toute activité non obligatoire légalement, quels qu’en soient sa dénomination, la date de sa création et son mode de financement, exercée principalement au bénéfice du personnel de l’entreprise, sans discrimination, en vue d’améliorer les conditions collectives d’emploi, de travail et de vie du personnel au sein de l’entreprise » (Cass. soc. 13 novembre 1975, n° 73-14.848).

Il résulte de cette définition que pour être considérée comme telle l’activité sociale et culturelle doit présenter les caractéristiques suivantes :

  • avoir un caractère facultatif ;
  • contribuer à l’amélioration des conditions de vie et de travail du personnel ;
  • être destinée aux salariés de l’entreprise ou à leur famille sans discrimination.

En principe, tout avantage alloué aux salariés est soumis à cotisations sociales. Mais l’URSSAF a mis en place des tolérances permettant d’être exonéré de cotisations pour certaines activités.

Il s’agit notamment de l’octroi de cadeaux ou bons d’achat pour des évènements retenus par l’URSSAF, les chèques cultures, les chèques vacances, les réductions tarifaires accordées pour la pratique d’activités sportives…

Ce qui est important est de définir la politique sociale que vous souhaitez mettre en place. Quel type d’activités souhaitez-vous proposer ? Une fois cette politique définie, il convient de choisir parmi les activités non soumises à cotisations sociales.

La dernière étape sera d’informer les salariés sur les activités retenues et les conditions mises en place pour y avoir accès. Nous vous rappelons à ce sujet que vous ne pouvez pas retenir de critères discriminatoires. Ainsi, faire une différence en fonction du statut (cadre, non-cadre) est discriminatoire.

N’hésitez pas à nous solliciter afin d’établir ensemble des critères d’attribution non discriminatoires mais également lorsque vous avez un doute sur la prise en charge par le budget de fonctionnement de certaines prestations.

Une question sur ce sujet ? Notre assistance pour les CSE y répond