Le règlement général sur la protection des données, plus connu sous le nom de RGPD, est entré en vigueur le 25 mai 2018 et a fortement impacté la réglementation en vigueur dans le monde du travail.

Au sein de cet article, il convient donc de faire un rappel sur l’articulation entre vie privée des salariés et collecte des données.

Un traitement des données personnelles très encadré

L’article L.2312-38 du Code du travail permet à l’employeur de mettre en œuvre des moyens de contrôle de l’activité des salariés. Toutefois, cela ne doit pas se faire sans limite !

En effet, le RGPD assure une protection des données et le respect de la vie privée des salariés en imposant quelques règles d’or.

La collecte des données doit avant tout reposer sur un intérêt légitime pour l’entreprise, notamment pour éviter toute utilisation abusive du matériel de l’entreprise, ou pour remplir une obligation légale. La collecte des données peut également être nécessaire à l’exécution du contrat de travail.

En dehors de ces cas de figure, l’employeur devra obtenir l’accord des salariés pour collecter leurs données.

Par ailleurs, le RGPD est très clair sur un point : en aucun cas les salariés ne doivent être placés sous une surveillance permanente et en aucun cas la collecte des données personnelles ne doit poursuivre un autre objectif caché.

L’information nécessaire des salariés et du CSE

En vertu de l’article L.2312-8 du Code du travail, le CSE doit être informé et consulté avant la mise en place de tout moyen de contrôle de l’activité des salariés et/ou d’outils de collecte de leurs informations personnelles. Ainsi, dans le cadre de cette consultation, le CSE devra s’assurer que la vie privée des salariés demeure garantie et que les outils mis en place par l’employeur respectent la législation en vigueur.

A l’issue de cette information-consultation, l’employeur devra informer les salariés de la mise en œuvre d’un dispositif collectant leur image ou leurs données personnelles, et ce par tout moyen. Par conséquent, il peut s’agir d’un courrier individuel d’information, d’une note de service ou même d’un avenant au contrat de travail.

Boîte mail professionnelle et vie privée

La jurisprudence est très claire sur ce point : l’employeur ne peut pas consulter les conversations d’un salarié sur une messagerie personnelle (Cass. Soc. 23 octobre 2019 n°17-28.448).

Toutefois, la solution est radicalement différente lorsqu’il est question de la messagerie professionnelle. En effet, les mails envoyés et reçus par les salariés par le biais de leur boite mail professionnelle sont présumés professionnels et peuvent être consultés librement par l’employeur (Cass. Soc. 16 mai 2013 n°12-11.866).

Il est donc permis pour l’employeur d’invoquer des mails envoyés ou reçus sur la boite mail professionnelle pour sanctionner disciplinairement un salarié (Cass. Soc. 2 février 2011 n°09-72.449). Il ne pourra toutefois pas le sanctionner disciplinairement ou produire les mails dans une procédure judiciaire si leur contenu relève de la vie privée du salarié (Cass. Soc. 10 mai 2012 n°11-11.252).

Mais qu’en est-il des mails identifiés comme « personnel » ou « privé » ? La plupart des salariés prennent le soin d’identifier leurs mails comme tels afin d’être certain que l’employeur ne pourra pas les consulter. Toutefois il existe quelques nuances…

En effet, l’employeur ne peut avoir accès aux fichiers et mails identifiés comme personnels qu’en présence du salarié ou lorsqu’il a été dûment appelé (Cass. Soc. 17 mai 2005 n°03-40.017). La condition de présence du salarié n’a pas besoin d’être remplie si l’employeur justifie un risque ou un événement particulier.

Néanmoins, il s’agit de cas très spécifiques et il peut être difficile pour l’employeur de justifier une telle action. La jurisprudence a déjà pu se prononcer sur la notion de « risque ou événement particulier » et considère par exemple que la découverte de photos pornographiques dans le bureau du salarié n’est pas un risque ou événement particulier permettant à l’employeur de consulter les fichiers personnels du salarié sans sa présence (Cass. Soc. 17 juin 2009, n°08-40.274).